Wdrożenie odpowiednich procedur compliance to obecnie jeden z kluczowych obowiązków wielu organizacji. Zignorowanie nowych przepisów może nieść za sobą poważne konsekwencje, w tym dotkliwe kary za brak systemu dla sygnalistów. W obliczu wejścia w życie krajowych przepisów oraz wymogów dyrektywy UE 2019/1937, zarządy firm i dyrektorzy działów HR czy bezpieczeństwa muszą podjąć natychmiastowe działania, aby uchronić organizację przed sankcjami finansowymi i prawnymi.
Kary za brak systemu dla sygnalistów – co mówi nowa ustawa?
Krajowa ustawa o sygnalistach nakłada na organizacje ścisły obowiązek ustanowienia bezpiecznych, wewnętrznych kanałów zgłaszania naruszeń prawa. Niestosowanie się do tych wymogów rodzi konkretną odpowiedzialność prawną. Kary za brak systemu dla sygnalistów mogą obejmować zarówno wysokie grzywny dla samej organizacji, jak i osobistą odpowiedzialność osób zarządzających. Należy pamiętać, że poniższe informacje mają charakter przybliżeniowy i w celu ustalenia dokładnych konsekwencji dla konkretnego podmiotu, wszystkie kroki należy skonsultować z wyspecjalizowanym radcą prawnym.
Kto podlega obowiązkowi prawnemu? (firmy 50+ pracowników)
Obowiązek wdrożenia procedury zgłaszania naruszeń prawa obejmuje wyszczególnione grupy podmiotów. Należą do nich przede wszystkim:
- Firmy prywatne zatrudniające powyżej 50 pracowników.
- Instytucje publiczne (np. urzędy, jednostki samorządu terytorialnego) – często niezależnie od wielkości zatrudnienia.
- Podmioty działające w sektorze finansowym (np. banki, ubezpieczyciele), w przypadku których limit 50 pracowników nie ma zastosowania, a rygory nałożone na procesy compliance są wyjątkowo ostre.
Odpowiedzialność karna i finansowa członków zarządu
Ustawa wprost wskazuje, że odpowiedzialność za brak odpowiednich procedur, nieszczelny system wewnętrzny lub utrudnianie dokonywania zgłoszeń (whistleblowing) spoczywa w głównej mierze na kadrze zarządzającej. Kary za brak wdrożenia przepisów mogą przybrać formę kary grzywny, ograniczenia wolności, a w ekstremalnych przypadkach polegających na zorganizowanych działaniach odwetowych wobec zgłaszających – nawet kary pozbawienia wolności. Co więcej, brak zapewnienia poufności toczącego się postępowania naraża cały zarząd na utratę zaufania udziałowców i inwestorów.
Zwykły e-mail nie uchroni Cię przed karą. Dlaczego?
Wielu przedsiębiorców nadal mylnie zakłada, że do spełnienia wymogów wystarczy dedykowany adres e-mail (np. sygnalista@nazwafirmy.pl) lub otwarty formularz kontaktowy. Niestety, stosowanie takich rozwiązań to potężne ryzyko niezgodności z dyrektywą UE 2019/1937. Zwykła poczta elektroniczna nie gwarantuje w pełni zachowania tożsamości w tajemnicy, a jej administratorzy IT mają dostęp do treści korespondencji. Aby zrealizować wymóg anonimowości, niezbędne jest w pełni dedykowane oprogramowanie dla sygnalistów, które opiera się na technologiach takich jak szyfrowanie End-to-End oraz kryptografia Zero-Knowledge.
Odpowiednie zarządzanie i ochrona tożsamości sygnalisty wymaga także rygorystycznego przestrzegania zasad RODO, co dobrze obrazuje profesjonalnie wdrożona w naszej aplikacji Polityka prywatności. Organizacja musi mieć pewność, że dostęp do zgłoszeń mają tylko i wyłącznie wyznaczone do tego, upoważnione osoby wewnątrz firmy.
Ochrona sygnalistów w firmie to inwestycja, a nie tylko wymóg
Warto spojrzeć na bezpieczny kanał zgłoszeń z dużo szerszej perspektywy niż samo unikanie sankcji. Skuteczna ochrona sygnalistów w firmie to fundament budowania dojrzałej kultury organizacyjnej, opartej na transparentności i wzajemnym zaufaniu. Szybkie wykrycie nieprawidłowości, nadużyć proceduralnych czy błędów na wczesnym etapie, umożliwia podjęcie działań zanim sprawa opuści ramy organizacji i trafi do organów ścigania, lub co gorsza, do mediów. Właśnie dlatego tak ważne jest właściwe wdrożenie obsługi sygnalistów.
Uniknij kar i wdróż bezpieczny system Sygnato
System Sygnato to oprogramowanie LegalTech klasy Enterprise, które od podstaw zostało zaprojektowane, aby w 100% zaspokoić wymagania dyrektywy o sygnalistach oraz przepisy krajowe. Gwarantujemy pełną anonimizację po stronie zgłaszającego oraz najwyższe rygory kryptograficzne i technologiczne, dając gwarancję, że nikt z zewnątrz nie odczyta wrażliwych danych operacyjnych Twojej firmy.
Umów się na bezpłatne Demo i sprawdź wymogi prawne
Nie ryzykuj i nie narażaj swojej firmy, kadry managerskiej oraz całego zarządu na bolesne w skutkach sankcje prawne. Zdecyduj się na bezkompromisowe bezpieczeństwo i wypróbuj system Sygnato. Aby przekonać się o tym, jak nasza aplikacja upraszcza proces compliance, umów się na bezpłatne Demo. Nasi specjaliści pomogą Ci zweryfikować bieżące wymogi prawne i przedstawią czytelny proces szybkiego wdrożenia zgodnego kanału zgłoszeń.
