Regulamin

REGULAMIN ŚWIADCZENIA USŁUG DROGĄ ELEKTRONICZNĄ

Platformy Sygnato — System Ochrony Sygnalistów

Wersja 1.0 | Data wejścia w życie: 05.04.2026 r.

Usługodawca: Design Solutions, ul. gen. Antoniego Madalińskiego 101/16, 50-443 Wrocław, NIP: 8871760988, REGON: 022011624.
Telefon: +48 602 174 927 | E-mail: kontakt@sygnato.pl

WAŻNE — PRZECZYTAJ PRZED ZAMÓWIENIEM

Niniejszy Regulamin stanowi umowę między Usługodawcą a Klientem. Złożenie Zamówienia i opłacenie Faktury jest równoznaczne z pełną akceptacją wszystkich postanowień Regulaminu. Jeżeli nie akceptujesz któregokolwiek postanowienia — nie składaj Zamówienia.

Regulamin dostępny jest w formie trwałej pod adresem: https://sygnato.pl/regulamin

§ 1. DEFINICJE

Użyte w niniejszym Regulaminie pojęcia oznaczają:

UsługodawcaDesign Solutions, NIP: 8871760988, z siedzibą pod adresem: ul. gen. Antoniego Madalińskiego 101/16, 50-443 Wrocław — właściciel i operator Platformy Sygnato.
KlientPodmiot prawny (osoba prawna, jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej lub osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą), który zawarł Umowę z Usługodawcą.
Platforma / SygnatoOprogramowanie klasy LegalTech dostępne pod adresem subdomenowym przydzielonym Klientowi (np. firma.sygnato.pl), służące do przyjmowania, zarządzania i archiwizacji zgłoszeń sygnalistów zgodnie z Ustawą.
UstawaUstawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. 2024 poz. 928).
UmowaUmowa o świadczenie Usługi zawierana między Usługodawcą a Klientem na warunkach określonych w niniejszym Regulaminie, z chwilą zaksięgowania przez Usługodawcę płatności za Fakturę.
ZamówienieZgłoszenie złożone przez Klienta za pośrednictwem strony sygnato.pl/kontakt lub drogą e-mailową, stanowiące ofertę zawarcia Umowy.
Faktura / Faktura Pro FormaDokument wystawiany przez Usługodawcę określający przedmiot Usługi, Okres Subskrypcji i Opłatę.
OpłataWynagrodzenie należne Usługodawcy za świadczenie Usługi w danym Okresie Subskrypcji, wskazane w Fakturze.
Okres SubskrypcjiOkres 12 miesięcy, na który zawierana jest Umowa, liczony od daty zaksięgowania płatności. Ulega automatycznemu przedłużeniu na zasadach określonych w § 7.
VPSDedykowany wirtualny serwer prywatny (Virtual Private Server), na którym hostowana jest wyłącznie Platforma Klienta, fizycznie izolowana od danych innych Klientów.
Dane KlientaWszelkie dane (w tym dane osobowe) wprowadzone przez Klienta lub jego użytkowników do Platformy w trakcie korzystania z Usługi.
Siła WyższaZdarzenia zewnętrzne, niemożliwe do przewidzenia i zapobieżenia, niezależne od woli Usługodawcy, w szczególności: klęski żywiołowe, działania wojenne, ataki terrorystyczne, decyzje organów władzy publicznej, awarie infrastruktury zewnętrznej, cyberataki o charakterze masowym.

§ 2. ZAWARCIE UMOWY — AKCEPTACJA REGULAMINU

  1. Niniejszy Regulamin jest udostępniany nieodpłatnie, w sposób ciągły, pod adresem https://sygnato.pl/regulamin, w formie umożliwiającej jego pobranie, utrwalenie i wydrukowanie.
  2. Złożenie Zamówienia jest jednoznaczne z oświadczeniem Klienta, że zapoznał się z treścią Regulaminu, rozumie jego postanowienia i akceptuje je w całości.
  3. Umowa zostaje zawarta z chwilą zaksięgowania przez Usługodawcę pełnej kwoty Opłaty wskazanej w Fakturze Pro Forma. Usługodawca wyśle potwierdzenie zawarcia Umowy na adres e-mail Klienta wskazany przy Zamówieniu.
  4. Akceptacja Regulaminu następuje również poprzez oznaczenie pola 'Akceptuje Regulamin’ dostepnego w formularzu Zamówienia na stronie sygnato.pl. Oznaczenie tego pola jest warunkiem koniecznym złożenia Zamówienia.
  5. Klient zawierający Umowę oświadcza, że działa w imieniu podmiotu gospodarczego (B2B) i posiada stosowne umocowanie do zawarcia Umowy w jego imieniu. Regulamin nie ma zastosowania do konsumentów w rozumieniu art. 22¹ Kodeksu cywilnego.
  6. Usługodawca zastrzega sobie prawo odmowy świadczenia Usługi bez podania przyczyny, w szczególności gdy Zamówienie pochodzi od podmiotu, który naruszył postanowienia Regulaminu w przeszłości.

§ 3. PRZEDMIOT I ZAKRES USŁUGI

  1. W ramach Opłaty Usługodawca zobowiązuje się do:
    • uruchomienia dedykowanej Platformy Sygnato na izolowanym serwerze VPS z własną subdomeną Klienta (np. firma.sygnato.pl) w terminie do 24 godzin od zaksięgowania płatności;
    • zapewnienia dostępu do Platformy przez całą dobę, 7 dni w tygodniu, przez cały Okres Subskrypcji;
    • utrzymania szyfrowania end-to-end (E2E) treści zgłoszeń w oparciu o kryptografię Zero-Knowledge (RSA-4096 + AES-256);
    • przechowywania Danych Klienta na terytorium Unii Europejskiej;
    • zapewnienia bezpłatnych aktualizacji bezpieczeństwa i funkcjonalnych Platformy w trakcie trwania Okresu Subskrypcji;
    • przeprowadzenia jednorazowego szkolenia online dla Pełnomocnika ds. Sygnalistów Klienta w terminie uzgodnionym po wdrożeniu lub wysłania instrukcji wideo;
    • przekazania wzoru Procedury Zgłoszeń Wewnętrznych w formacie .docx.
  2. Usługodawca nie świadczy usług prawnych, doradczych ani compliance. Wzór Procedury Zgłoszeń Wewnętrznych przekazywany jest wyłącznie jako dokument pomocniczy i nie stanowi porady prawnej. Klient ponosi wyłączną odpowiedzialność za zgodność wdrożonej przez siebie procedury z obowiązującymi przepisami prawa.
  3. Usługodawca nie odpowiada za merytoryczną treść zgłoszeń składanych za pośrednictwem Platformy ani za działania lub zaniechania Klienta lub jego pracowników w związku z obsługą tych zgłoszeń.
  4. Dostęp do treści zgłoszeń posiada wyłącznie Klient przy użyciu własnego klucza prywatnego. Usługodawca technicznie nie ma możliwości odczytania zaszyfrowanych danych zgłoszeń (Zero-Knowledge). Klient ponosi wyłączną odpowiedzialność za zabezpieczenie i zarządzanie kluczami kryptograficznymi.

§ 4. POZIOM USŁUGI (SLA) I DOSTĘPNOŚĆ

  1. Usługodawca dąży do zapewnienia dostępności Platformy na poziomie 99% w skali roku (tzw. uptime), z wyłączeniem planowanych przerw konserwacyjnych oraz zdarzeń stanowiących Siłę Wyższą.
  2. Planowane przerwy konserwacyjne (maintenance) będą ogłaszane z co najmniej 24-godzinnym wyprzedzeniem na stronie sygnato.pl lub drogą e-mailową. Przerwy te nie przekroczą 4 godzin łącznie w miesiącu i są planowane w godzinach nocnych (godz. 01:00–05:00 CET).
  3. Usługodawca nie gwarantuje nieprzerwanej, wolnej od błędów dostępności Platformy. Awarie, błędy oprogramowania lub problemy infrastrukturalne mogą wystąpić i nie stanowią automatycznie podstawy do roszczeń odszkodowawczych.
  4. Zgłoszenia awarii lub błędów Klient kieruje na adres: kontakt@sygnato.pl. Usługodawca dołoży należytej staranności, aby przystąpić do usuwania awarii krytycznych (uniemożliwiających korzystanie z Platformy) w ciągu 24 godzin roboczych od zgłoszenia.

§ 5. OPŁATY I WARUNKI PŁATNOŚCI

  1. Wysokość Opłaty za Okres Subskrypcji wskazana jest w Fakturze Pro Forma wystawianej przez Usługodawcę oraz w aktualnym cenniku dostępnym na stronie sygnato.pl. Wszystkie ceny są cenami netto i podlegają powiększeniu o podatek VAT w stawce obowiązującej w dniu wystawienia Faktury.
  2. Płatność za Usługę następuje z góry, przed uruchomieniem Platformy, przelewem bankowym na rachunek wskazany na Fakturze Pro Forma, w terminie 7 dni od daty wystawienia Faktury, chyba że Faktura wskazuje inny termin płatności.
  3. Za datę zapłaty przyjmuje się datę wpływu środków na rachunek bankowy Usługodawcy.
  4. Brak płatności w terminie uprawnia Usługodawcę do wstrzymania lub zawieszenia dostępu do Platformy bez uprzedniego wezwania oraz bez odpowiedzialności odszkodowawczej z tego tytułu.
  5. Usługodawca wystawi Fakturę VAT po zaksięgowaniu płatności i prześle ją drogą elektroniczną na adres e-mail Klienta. Klient wyraża zgodę na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej.
  6. Opłata nie podlega zwrotowi w przypadku rozwiązania Umowy z przyczyn leżących po stronie Klienta lub w przypadku rezygnacji Klienta w trakcie trwania Okresu Subskrypcji, chyba że co innego wynika z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.

§ 6. ZMIANA CENY PRZY ODNOWIENIU

  1. Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany wysokości Opłaty na kolejny Okres Subskrypcji. Zmiana ceny nie wymaga zmiany niniejszego Regulaminu.
  2. O zmianie wysokości Opłaty na kolejny Okres Subskrypcji Usługodawca poinformuje Klienta drogą elektroniczną (e-mail) na co najmniej 30 dni przed upływem bieżącego Okresu Subskrypcji.
  3. W przypadku braku akceptacji nowej ceny Klient może nie przedłużać Umowy poprzez nieprzyjęcie nowej Faktury Pro Forma lub pisemne poinformowanie Usługodawcy o rezygnacji na adres kontakt@sygnato.pl najpóźniej na 14 dni przed upływem Okresu Subskrypcji.
  4. Brak rezygnacji przez Klienta w terminie, o którym mowa w ust. 3, przy jednoczesnym opłaceniu nowej Faktury Pro Forma, jest jednoznaczne z akceptacją nowej ceny.
  5. Zmiana ceny nie stanowi zmiany Regulaminu i nie wymaga aneksu ani odrębnego porozumienia.

§ 7. OKRES SUBSKRYPCJI I AUTOMATYCZNE PRZEDŁUŻENIE

  1. Umowa zawierana jest na Okres Subskrypcji wynoszący 12 miesięcy, liczony od dnia zaksięgowania płatności za pierwszą Fakturę.
  2. Na co najmniej 30 dni przed upływem bieżącego Okresu Subskrypcji Usługodawca prześle Klientowi drogą e-mailową Fakturę Pro Forma na kolejny Okres Subskrypcji, uwzględniającą ewentualną zmianę ceny zgodnie z § 6.
  3. Umowa ulega automatycznemu przedłużeniu na kolejny Okres Subskrypcji z chwilą zaksięgowania przez Usługodawcę płatności za Fakturę Pro Forma na kolejny okres.
  4. Brak opłacenia Faktury Pro Forma na kolejny Okres Subskrypcji w terminie w niej wskazanym jest równoznaczny z rezygnacją z przedłużenia Umowy. W takim przypadku Usługodawca wyłączy dostęp do Platformy w ostatnim dniu bieżącego Okresu Subskrypcji.
  5. Klient może zrezygnować z przedłużenia Umowy poprzez nieopłacenie Faktury Pro Forma lub pisemne zawiadomienie Usługodawcy na adres kontakt@sygnato.pl w terminie co najmniej 14 dni przed upływem bieżącego Okresu Subskrypcji.
  6. Po wygaśnięciu lub rozwiązaniu Umowy Usługodawca zachowa Dane Klienta przez okres 30 dni, umożliwiając Klientowi ich eksport. Po upływie tego okresu Dane zostaną trwale i nieodwracalnie usunięte. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za utratę danych wskutek braku ich eksportu przez Klienta w tym terminie.

§ 8. PRAWA I OBOWIĄZKI KLIENTA

  1. Klient zobowiązuje się do:
    • korzystania z Platformy zgodnie z jej przeznaczeniem, postanowieniami Regulaminu oraz obowiązującymi przepisami prawa;
    • zapewnienia, że dane wgrywane na Platformę nie naruszają praw osób trzecich ani obowiązujących przepisów prawa;
    • zabezpieczenia danych dostępowych do Platformy (login, hasło, klucz prywatny) przed nieuprawnionym dostępem osób trzecich;
    • niezwłocznego poinformowania Usługodawcy o wszelkich naruszeniach bezpieczeństwa dotyczących konta Klienta;
    • terminowego regulowania Opłat zgodnie z § 5;
    • wskazania i utrzymywania aktualnego adresu e-mail do kontaktu oraz adresu e-mail Pełnomocnika ds. Sygnalistów.
  2. Klient ponosi wyłączną odpowiedzialność za:
    • prawidłowe i kompletne wdrożenie Procedury Zgłoszeń Wewnętrznych oraz dostosowanie jej do wymogów Ustawy i specyfiki swojej organizacji;
    • obsługę zgłoszeń sygnalistów — terminowość, rzetelność i zgodność z Ustawą;
    • zarządzanie kluczami kryptograficznymi oraz bezpieczeństwo danych dostępowych;
    • wszelkie działania lub zaniechania własnych użytkowników korzystających z Platformy.
  3. Klient nie jest uprawniony do:
    • odsprzedaży, sublicencjonowania ani udostępniania Platformy osobom trzecim spoza swojej organizacji;
    • podejmowania prób ingerencji w infrastrukturę techniczną Usługodawcy lub innych Klientów;
    • korzystania z Platformy do celów niezgodnych z prawem lub sprzecznych z jej przeznaczeniem;
    • usuwania lub obchodzenia zabezpieczeń technicznych Platformy.

§ 9. OGRANICZENIE ODPOWIEDZIALNOŚCI USŁUGODAWCY

Kluczowe postanowienie — prosimy o uważne zapoznanie się

Usługodawca ogranicza swoją odpowiedzialność wobec Klienta do maksymalnej kwoty Opłaty uiszczonej przez Klienta za bieżący Okres Subskrypcji. Ograniczenie to nie dotyczy szkód wyrządzonych umyślnie przez Usługodawcę (art. 473 § 2 k.c.).

  1. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za:
    • treść zgłoszeń składanych przez sygnalistów za pośrednictwem Platformy;
    • działania lub zaniechania Klienta w zakresie obsługi zgłoszeń sygnalistów;
    • konsekwencje prawne wynikające z nienależytego lub niezgodnego z przepisami wdrożenia Procedury Zgłoszeń Wewnętrznych przez Klienta;
    • nałożone na Klienta kary administracyjne lub karne przez organy publiczne;
    • utratę lub uszkodzenie Danych Klienta powstałe wskutek działań samego Klienta, w szczególności utraty klucza prywatnego lub nieuprawnionego udostępnienia danych dostępowych osobom trzecim;
    • szkody wynikłe z przyczyn stanowiących Siłę Wyższą;
    • szkody wynikłe z przerw w dostępie do Platformy, o których mowa w § 4;
    • jakiekolwiek pośrednie, wtórne, przypadkowe lub następcze straty lub szkody Klienta, w tym utratę zysku, danych lub wartości firmy — nawet jeśli Usługodawca był informowany o możliwości wystąpienia takich szkód;
    • szkody wynikłe z ataków hakerskich, złośliwego oprogramowania lub innych działań osób trzecich, mimo stosowania przez Usługodawcę środków bezpieczeństwa zgodnych z aktualnym stanem wiedzy technicznej;
    • prawidłowość, kompletność lub aktualność wzoru Procedury Zgłoszeń Wewnętrznych jako dokumentu prawnego — wzór stanowi jedynie materiał pomocniczy, nie poradę prawną.
  2. Odpowiedzialność Usługodawcy za szkody rzeczywiste (damnum emergens) wynikłe z niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy jest ograniczona do wysokości Opłaty uiszczonej przez Klienta za bieżący Okres Subskrypcji, z zastrzeżeniem ust. 3.
  3. Ograniczenia odpowiedzialności, o których mowa w niniejszym paragrafie, nie mają zastosowania do szkód wyrządzonych Klientowi przez Usługodawcę umyślnie.
  4. Usługodawca nie udziela żadnych gwarancji (wyraźnych ani dorozumianych) dotyczących przydatności Platformy do konkretnego celu Klienta, w szczególności gwarancji zgodności Platformy z wymogami prawnymi właściwymi dla konkretnej branży lub sektora Klienta. Ocena tej zgodności należy wyłącznie do Klienta.

§ 10. OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH

  1. Usługodawca przetwarza dane osobowe Klienta (dane kontaktowe i rozliczeniowe) jako Administrator Danych w rozumieniu RODO, w celu zawarcia i wykonania Umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) oraz wypełnienia obowiązków prawnych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
  2. W zakresie Danych Klienta przetwarzanych za pośrednictwem Platformy (dane zgłaszających, dane osób wskazanych w zgłoszeniach) — Klient jest Administratorem Danych, a Usługodawca działa wyłącznie jako Podmiot Przetwarzający (Procesor) w rozumieniu art. 28 RODO. Warunki przetwarzania danych w imieniu Klienta określa odrębna Umowa Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych (DPA), stanowiąca integralną część Umowy i dostępna na stronie sygnato.pl/dpa.
  3. Dane przechowywane są na serwerach zlokalizowanych na terytorium Unii Europejskiej. Usługodawca nie przekazuje danych do państw trzecich.
  4. Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych dostępne są w Polityce Prywatności Usługodawcy pod adresem sygnato.pl/polityka-prywatnosci.

§ 11. POUFNOŚĆ

  1. Usługodawca zobowiązuje się do zachowania poufności wszelkich informacji dotyczących Klienta, uzyskanych w związku z wykonywaniem Umowy, i do nieudostępniania ich osobom trzecim bez uprzedniej pisemnej zgody Klienta, z wyjątkiem:
    • przypadków wymaganych przez bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa lub prawomocne orzeczenia sądów lub organów administracji publicznej;
    • przekazania danych podwykonawcom Usługodawcy w niezbędnym zakresie, pod warunkiem zachowania przez nich analogicznych standardów poufności.
  2. Ze względu na architekturę Zero-Knowledge Usługodawca technicznie nie ma dostępu do treści zaszyfrowanych zgłoszeń Klienta. Zobowiązanie poufności dotyczy wyłącznie informacji, do których Usługodawca ma faktyczny dostęp.

§ 12. WŁASNOŚĆ INTELEKTUALNA

  1. Platforma Sygnato oraz wszelkie jej elementy (oprogramowanie, kod źródłowy, interfejs graficzny, dokumentacja, materiały szkoleniowe) stanowią wyłączną własność Usługodawcy lub podmiotów, które udzieliły Usługodawcy stosownych licencji, i są chronione przepisami prawa autorskiego oraz innych przepisów dotyczących własności intelektualnej.
  2. Zawarcie Umowy i uiszczenie Opłaty nie przenosi na Klienta żadnych praw własności intelektualnej do Platformy. Klient otrzymuje wyłącznie niewyłączne, nieprzenoszalne prawo do korzystania z Platformy na warunkach Regulaminu, przez czas trwania Umowy i wyłącznie na własne potrzeby.
  3. Klient zachowuje pełne prawa do Danych Klienta wprowadzonych do Platformy. Usługodawca nie nabywa żadnych praw do tych danych.

§ 13. ROZWIĄZANIE UMOWY

  1. Każda ze Stron może rozwiązać Umowę ze skutkiem na koniec bieżącego Okresu Subskrypcji, z zachowaniem 14-dniowego okresu wypowiedzenia, składając pisemne oświadczenie drogą e-mailową na adres: kontakt@sygnato.pl (Klient rozwiązuje Umowę) lub na adres e-mail Klienta (Usługodawca rozwiązuje Umowę).
  2. Usługodawca jest uprawniony do natychmiastowego rozwiązania Umowy lub zawieszenia dostępu do Platformy bez prawa do zwrotu Opłaty w przypadku:
    • naruszenia przez Klienta postanowień § 8 ust. 2 lub § 8 ust. 3 Regulaminu;
    • zalegania przez Klienta z płatnościami przez okres dłuższy niż 14 dni po terminie wymagalności;
    • korzystania z Platformy w sposób naruszający obowiązujące przepisy prawa;
    • podania przez Klienta nieprawdziwych lub wprowadzających w błąd danych przy składaniu Zamówienia.
  3. W przypadku rozwiązania Umowy przez Usługodawcę z przyczyn leżących wyłącznie po jego stronie (innych niż Siła Wyższa), Klient uprawniony jest do żądania zwrotu proporcjonalnej części uiszczonej Opłaty za niewykorzystany Okres Subskrypcji.
  4. Po rozwiązaniu lub wygaśnięciu Umowy, niezależnie od przyczyny, stosuje się § 7 ust. 6 dotyczący przechowywania i usunięcia Danych Klienta.

§ 14. ZMIANY REGULAMINU

  1. Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszego Regulaminu.
  2. O każdej zmianie Regulaminu Usługodawca poinformuje Klienta drogą elektroniczną (e-mail) na co najmniej 14 dni przed wejściem zmian w życie, wskazując datę wejścia zmian w życie i zakres wprowadzonych zmian.
  3. W przypadku braku akceptacji zmian Regulaminu Klient uprawniony jest do wypowiedzenia Umowy ze skutkiem na koniec bieżącego Okresu Subskrypcji, poprzez pisemne zawiadomienie Usługodawcy w terminie 14 dni od otrzymania informacji o zmianie.
  4. Dalsze korzystanie z Platformy po wejściu zmian w życie jest równoznaczne z akceptacją zmienionego Regulaminu.
  5. Zmiana Regulaminu nie dotyczy Umów zawartych przed datą wejścia zmiany w życie w zakresie bieżącego Okresu Subskrypcji.

§ 15. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

  1. Regulamin podlega prawu polskiemu. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego, ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz innych właściwych przepisów prawa polskiego.
  2. Wszelkie spory wynikłe z Umowy strony zobowiązują się rozstrzygać polubownie. W przypadku braku polubownego rozwiązania spory będą rozstrzygane przez sąd powszechny właściwy miejscowo dla siedziby Usługodawcy.
  3. Nieważność lub bezskuteczność któregokolwiek postanowienia Regulaminu nie wpływa na ważność i skuteczność pozostałych postanowień.
  4. Regulamin nie ogranicza uprawnień Klientów wynikających z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa polskiego.
  5. Wszelkie zawiadomienia i oświadczenia kierowane do Usługodawcy w wykonaniu Regulaminu powinny być składane na adres e-mail: kontakt@sygnato.pl lub na adres korespondencyjny Usługodawcy wskazany na stronie sygnato.pl.
  6. Regulamin wchodzi w życie z dniem 05.05.2026 i obowiązuje do czasu jego zastąpienia lub uchylenia przez Usługodawcę.

REJESTR WERSJI REGULAMINU

Wersja 1.0 — data wejścia w życie: 05.04.2026 — wersja pierwotna

— KONIEC REGULAMINU —
sygnato.pl | kontakt@sygnato.pl | Regulamin dostępny: https://sygnato.pl/regulamin

Zgoda na pliki cookie Używamy cookies do obsługi strony, personalizacji treści i reklam. Polityka prywatności
O pliki cookies dba CookieBaner.pl