Mamy 52 pracowników, ale to firma rodzinna – zarząd to ja i mój brat. Czy naprawdę dotyczy nas ta cała ustawa o sygnalistach? – to pytanie, które zadają nam co tydzień właściciele małych spółek z o.o., zakładów produkcyjnych i firm budowlanych, które przekroczyły magiczny próg 50 zatrudnionych osób.
Odpowiedź jest jednoznaczna: tak, ustawa dotyczy każdej firmy zatrudniającej co najmniej 50 pracowników, niezależnie od jej struktury własnościowej, branży i tego, czy właścicielem jest rodzina. Brak wdrożenia systemu grozi odpowiedzialnością karną, która spada bezpośrednio na osoby fizyczne zarządzające firmą.
Kogo dokładnie obejmuje próg 50 pracowników?
Ustawa o Ochronie Osób Zgłaszających Naruszenia Prawa (Dz.U. 2024 poz. 928) mówi o podmiotach zatrudniających co najmniej 50 pracowników. W praktyce wielu właścicieli odkrywa, że ich rzeczywista liczba zatrudnionych jest wyższa, niż myśleli. Co wlicza się do progu 50 osób:
- pracownicy na umowie o pracę (pełny i niepełny etat),
- osoby świadczące pracę na podstawie umów cywilnoprawnych (zlecenie, o dzieło), jeśli wykonują ją regularnie,
- pracownicy tymczasowi delegowani przez agencje,
- osoby na urlopach macierzyńskich, wychowawczych i długotrwałych zwolnieniach lekarskich.
Wielu przedsiębiorców zlicza tylko etaty i wychodzi im 43 osoby. Gdy dodają umowy zlecenia i pracowników agencyjnych – okazuje się, że realnie zatrudniają 58 osób i od miesięcy powinni mieć wdrożony system.
Mit rodzinnej atmosfery jako ochrony przed zgłoszeniami
Właściciele firm rodzinnych często argumentują, że u nich wszyscy się znają i problemy rozwiązuje się przy kawie. Nawet w takiej firmie istnieje kilka typowych obszarów ryzyka:
- Molestowanie i mobbing – w firmach rodzinnych szczególnie często dochodzi do nadużyć władzy przez krewnych właściciela, bo pracownicy czują, że zgłaszanie na rodzinę szefa jest z góry skazane na niepowodzenie.
- Nieprawidłowości w rozliczeniach – pracownik widzący nieprawidłowe faktury może chcieć to zgłosić, ale nie odważy się podejść do właściciela osobiście.
- Naruszenia BHP – wypadki i nieodpowiednie warunki pracy w małych firmach są często zamiatane pod dywan.
Anonimowy system zgłoszeń działa jak zawór bezpieczeństwa. Pracownik, który ma możliwość bezpiecznego zgłoszenia, rzadziej decyduje się na eskalację zewnętrzną – do PIP, mediów czy prokuratury.
Odpowiedzialność karna – kto odpowiada w spółce z o.o.?
Ustawa o sygnalistach przewiduje odpowiedzialność karną za:
- utrudnianie lub uniemożliwianie dokonania zgłoszenia – kara pozbawienia wolności do lat 3,
- podejmowanie działań odwetowych wobec sygnalisty – kara pozbawienia wolności do lat 3,
- ujawnienie tożsamości sygnalisty – kara pozbawienia wolności do lat 3,
- brak wdrożenia procedury zgłoszeń – grzywna dla osoby odpowiedzialnej.
W spółce z o.o. odpowiedzialnością objęci są członkowie zarządu – czyli właśnie właściciele, którzy pełnią te funkcje. Prokuratura nie puka do drzwi spółki – puka do drzwi konkretnych osób.
Jak wdrożyć system w małej firmie rodzinnej – krok po kroku
- Krok 1: Oceń liczbę zatrudnionych – uwzględnij wszystkie formy umów. Jeśli suma przekracza 50, przejdź dalej.
- Krok 2: Wybierz szyfrowany kanał zgłoszeń. E-mail ani papierowa skrzynka nie spełniają wymogów prawa.
- Krok 3: Opracuj pisemną Procedurę Zgłoszeń Wewnętrznych z terminami SLA: 7 dni na potwierdzenie, 3 miesiące na odpowiedź.
- Krok 4: Przeprowadź konsultacje z przedstawicielami pracowników.
- Krok 5: Poinformuj każdego pracownika o sposobie korzystania z systemu.
Bycie firmą rodzinną nie zwalnia z obowiązku prawnego. Wdrożenie gotowego systemu sygnalistów trwa dziś 24 godziny i kosztuje ułamek tego, co potencjalna grzywna lub koszty procesu.
