Wprowadzenie nowych regulacji prawnych sprawiło, że zagadnienie whistleblowingu na stałe zagościło w dyskursie korporacyjnym i urzędowym. Wiele osób odpowiedzialnych za compliance, zasoby ludzkie czy bezpieczeństwo zastanawia się dzisiaj, kim jest sygnalista z punktu widzenia obowiązujących przepisów i w jaki sposób organizacja powinna zagwarantować mu pełną poufność. Właściwa ochrona takich osób to nie tylko wymóg prawny, ale przede wszystkim inwestycja w transparentność i zdrowie całej firmy.
Sygnalista – kto to jest i dlaczego jest ważny dla zdrowia organizacji?
Zastanawiając się, sygnalista kto to, należy odnieść się do aktów prawnych regulujących te kwestie. W świetle przepisów, sygnalista (ang. whistleblower) to osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informacje o naruszeniu prawa uzyskane w kontekście związanym z pracą. Obecnie głównym dokumentem określającym ramy tej definicji jest dyrektywa UE 2019/1937 oraz wchodząca w życie polska ustawa o sygnalistach. Sygnaliści pełnią rolę wczesnego systemu ostrzegania, pomagając organizacjom wychwycić nadużycia finansowe, korupcję czy łamanie praw pracowniczych, zanim te przerodzą się w poważne kryzysy wizerunkowe i prawne.
Sygnalista a donosiciel – dlaczego to nie to samo?
Wielu przedsiębiorców i pracowników myli te dwa pojęcia. Kluczowa różnica polega na intencji. Sygnalista działa w dobrej wierze, kierując się interesem publicznym oraz dobrem zakładu pracy. Chce zapobiec szkodom, które naruszenia mogą wyrządzić firmie, jej pracownikom, akcjonariuszom lub klientom. Donosiciel z kolei działa z niskich pobudek, często w celu uzyskania osobistych korzyści lub z chęci zaszkodzenia współpracownikom. Wdrażając wewnętrzny kanał zgłoszeń, warto edukować zespół w tym zakresie, by budować pozytywną kulturę compliance w organizacji.
Kogo obejmuje ochrona sygnalistów w firmie?
Prawidłowa ochrona sygnalistów w firmie nie ogranicza się wyłącznie do osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. Zgodnie z najnowszymi regulacjami, procedura zgłaszania naruszeń prawa musi uwzględniać szeroki katalog osób współpracujących z podmiotem. Pełną ochroną objęci są między innymi:
- pracownicy etatowi (zarówno obecni, jak i byli),
- kandydaci do pracy, którzy pozyskali informacje o naruszeniach w trakcie procesu rekrutacyjnego,
- współpracownicy świadczący usługi na podstawie umów cywilnoprawnych i kontaktów B2B,
- udziałowcy, akcjonariusze i członkowie organów zarządzających,
- wolontariusze i stażyści,
- pracownicy podwykonawców oraz dostawców.
Zakaz działań odwetowych – obowiązki pracodawcy wobec sygnalisty
Fundamentalnym założeniem najnowszych przepisów jest bezwzględny zakaz stosowania jakichkolwiek form odwetu wobec zgłaszającego. Gdy analizujemy obowiązki pracodawcy sygnaliści traktowani są priorytetowo – organizacja musi nie tylko przyjąć zgłoszenie, ale też aktywnie przeciwdziałać negatywnym konsekwencjom, jakie mogłyby spotkać taką osobę. Warto zaznaczyć, że działania odwetowe nie ograniczają się jedynie do klasycznego zwolnienia z pracy.
| Działanie odwetowe | Przykłady zakazanych praktyk |
|---|---|
| Rozwiązanie stosunku pracy | Zwolnienie dyscyplinarne, celowe nieprzedłużenie umowy na czas określony bez wyraźnego powodu. |
| Zmiana warunków zatrudnienia | Bezpodstawna degradacja na niższe stanowisko, obniżenie wynagrodzenia, wstrzymanie premii rocznej. |
| Utrudnianie rozwoju zawodowego | Odmowa dostępu do szkoleń, celowe pomijanie przy awansach, nieobiektywna i negatywna ocena okresowa. |
| Ostracyzm i mobbing | Zastraszanie, systematyczne wykluczanie z pracy zespołu, zmuszanie do wzięcia bezpłatnego urlopu. |
Niedopełnienie tych obowiązków i narażenie zgłaszającego na odwet wiąże się z surowymi sankcjami. Przewidziane są wręcz dotkliwe kary za brak systemu dla sygnalistów lub za niewłaściwe, niezgodne z wymogami prawnymi zarządzanie zgłoszeniami.
Jak zagwarantować stuprocentową anonimowość zgłaszającemu?
Aby spełnić wymogi dyrektywy i uniknąć kar, firmy muszą wdrożyć wysoce bezpieczny kanał zgłoszeń. Tradycyjne, wciąż często spotykane metody, takie jak zwykłe skrzynki e-mailowe, otwarte formularze na stronach internetowych bez zabezpieczeń czy fizyczne skrzynki na listy, absolutnie nie gwarantują poufności i są wprost niezgodne z surowymi wymogami prawa ochrony danych osobowych. Gromadzenie wrażliwych danych w taki sposób uchodzi za rozwiązanie wysoce ryzykowne.
Jedynym profesjonalnym i zgodnym z przepisami wyborem jest wykorzystanie dedykowanego oprogramowania dla sygnalistów. Zaawansowany i nowoczesny system dla sygnalistów, taki jak Sygnato, pozwala na całkowicie anonimowe zgłaszanie nieprawidłowości, chroniąc na każdym kroku tożsamość sygnalisty.
Ochrona kryptograficzna Zero-Knowledge w systemie Sygnato
Jako oprogramowanie LegalTech klasy Enterprise, system Sygnato oferuje bezkompromisowy rynkowy standard bezpieczeństwa. Fundamentem naszej technologii jest zaawansowane szyfrowanie end-to-end sygnaliści mają pewność, że chroni ich architektura Zero-Knowledge. W praktyce oznacza to, że ani administratorzy Sygnato, ani osoby nieupoważnione z zewnątrz nie mają technicznego dostępu do treści przesyłanych zgłoszeń. Dane są w locie szyfrowane na urządzeniu nadawcy, jeszcze zanim trafią na bezpieczny serwer. Każda interakcja odbywa się tak, jak nakazuje to przejrzysta Polityka prywatności.
Takie podejście nie tylko eliminuje do zera ryzyko wycieku danych, ale także znacznie podnosi poziom zaufania wśród pracowników. Zespół widzi na własne oczy, że najlepsza aplikacja dla sygnalistów wdrożona w ich firmie służy wyłącznie ich ochronie i przejrzystości.
Skontaktuj się z Sygnato i umów na wirtualny spacer po aplikacji
Jeśli chcesz upewnić się, że Twoja organizacja spełnia wymogi unijnej dyrektywy oraz polskiej ustawy o ochronie sygnalistów, nie odkładaj tego na ostatnią chwilę. Zadbaj o bezproblemowe wdrożenie bezpiecznego systemu i ochroń firmę przed odpowiedzialnością finansową. Zapraszamy do kontaktu – umów się na bezpłatne Demo, podczas którego nasi eksperci oprowadzą Cię po możliwościach aplikacji Sygnato i pomogą dostosować funkcje do wymagań Twojego biznesu.
